راهنمای خرید پرینتر اداری برای شرکت‌ها و دفاتر کاری

انتخاب پرینتر برای یک شرکت با خرید چاپگر برای استفاده شخصی تفاوت زیادی دارد. در محیط کاری، دستگاه ممکن است هر روز توسط چند نفر استفاده شود، صدها صفحه قرارداد، فاکتور، نامه یا گزارش را چاپ کند و خرابی یا تمام شدن مواد مصرفی آن حتی بخشی از کار یک واحد را متوقف کند.

به همین دلیل در اداری مارت پیشنهاد می شود قبل از انتخاب مدل، ابتدا نیاز واقعی دفتر مشخص شود؛ یعنی بدانید در ماه تقریبا چند صفحه چاپ می کنید، بیشتر اسناد شما سیاه و سفید هستند یا رنگی، چند کاربر باید به دستگاه متصل شوند و هزینه مواد مصرفی در بلندمدت چقدر خواهد بود.

در این راهنما قرار نیست فقط چند مدل پرفروش معرفی کنیم. هدف این است که بتوانید با بررسی حجم کاری، سرعت مورد نیاز، نوع اتصال، هزینه هر برگ چاپ و امکانات جانبی، پرینتر مناسب شرکت خود را منطقی تر انتخاب کنید؛ حتی اگر در حال حاضر هیچ مدل خاصی در ذهن ندارید.

پرینتر اداری چیست و چه تفاوتی با پرینتر خانگی دارد؟

پرینتر اداری دستگاهی است که برای استفاده مداوم تر، تعداد کاربران بیشتر و حجم چاپ بالاتر طراحی یا انتخاب می شود. تفاوت اصلی همیشه در ظاهر یا اندازه دستگاه نیست؛ بلکه در ظرفیت کاری، سرعت، ظرفیت سینی کاغذ، قابلیت اتصال به شبکه، مواد مصرفی و توان پاسخگویی به چند کاربر مشخص می شود. هنگام خرید پرینتر برای یک مجموعه کاری بهتر است این عوامل قبل از قیمت اولیه بررسی شوند.

چرا یک پرینتر خانگی همیشه برای دفتر مناسب نیست؟

فرض کنید یک چاپگر خانگی برای چاپ چند برگه در هفته عملکرد کاملا مناسبی دارد. اگر همان دستگاه را در یک دفتر ۸ نفره قرار دهید و هر کارمند روزانه فقط ۲۰ صفحه چاپ کند، حجم استفاده به سرعت افزایش پیدا می کند. در چنین شرایطی ظرفیت کم سینی، سرعت پایین یا نیاز مکرر به تعویض کارتریج به یک مشکل واقعی تبدیل می شود.

از طرف دیگر در محیط اداری معمولا موضوع اشتراک گذاری دستگاه اهمیت بیشتری دارد. اتصال Ethernet، Wi-Fi یا امکان تعریف دستگاه روی شبکه می تواند باعث شود چند کاربر بدون جابه جایی فایل یا اتصال مستقیم کابل از پرینتر استفاده کنند. بنابراین معیارهای خرید چاپگر اداری بیشتر به «چرخه کاری» آن مربوط می شود تا امکانات ظاهری.

انواع پرینتر مناسب شرکت ها و دفاتر کاری

نوع فناوری چاپ باید بر اساس ماهیت اسناد انتخاب شود. شرکتی که روزانه صدها صفحه قرارداد سیاه و سفید چاپ می کند، نیاز متفاوتی با یک آژانس تبلیغاتی دارد که نمونه طرح، نمودار و محتوای رنگی چاپ می کند. چهار گروه زیر بیشترین کاربرد را در محیط های اداری دارند.

پرینتر لیزری؛ انتخاب رایج برای چاپ اسناد اداری

اگر بخش اصلی خروجی مجموعه شما نامه، فاکتور، قرارداد، گزارش و سایر اسناد متنی است، معمولا بررسی پرینتر لیزری نقطه شروع مناسبی است. این دستگاه ها در بسیاری از کاربردهای اداری به دلیل سرعت مناسب، کیفیت خوب متن و امکان استفاده از تونرهای با ظرفیت بالاتر مورد توجه قرار می گیرند.

البته صرفا عبارت «لیزری» برای تصمیم گیری کافی نیست. یک پرینتر لیزری کوچک که برای استفاده سبک ساخته شده با مدل سازمانی که سینی بزرگ، چاپ دو رو، شبکه کابلی و ظرفیت کاری بالا دارد در یک گروه کاربردی قرار نمی گیرد.

پرینتر جوهرافشان؛ مناسب چاپ رنگی و گرافیکی

در محیط هایی که کیفیت چاپ رنگ، نمودار، طرح، تصویر و فایل های گرافیکی اهمیت بیشتری دارد، پرینتر جوهرافشان می تواند انتخاب مناسب تری باشد. با این حال برای خرید سازمانی باید هزینه جوهر و تعداد صفحات قابل چاپ با هر سری مواد مصرفی بررسی شود.

اگر مجموعه شما فقط گاهی اسناد رنگی چاپ می کند، بهتر است قبل از انتخاب مشخص کنید آیا واقعا به چاپ رنگی داخلی نیاز دارید یا خیر. پرداخت هزینه بیشتر برای قابلیتی که ماهی چند بار استفاده می شود، همیشه منطقی نیست. در مقابل برای شرکت های طراحی، معماری یا بازاریابی، کیفیت خروجی رنگی می تواند جزو نیازهای اصلی باشد.

پرینتر چندکاره؛ زمانی که اسکن و کپی هم لازم است

اگر کارکنان علاوه بر چاپ، مرتب قراردادها را اسکن می کنند یا از مدارک کپی می گیرند، خرید یک دستگاه چندکاره می تواند از قرار گرفتن چند دستگاه مستقل در دفتر جلوگیری کند. مدل های سه کاره معمولا چاپ، اسکن و کپی و برخی مدل های چهار کاره امکان فکس را نیز در اختیار کاربر قرار می دهند.

اما در این گروه فقط تعداد قابلیت ها را نبینید. اگر هر روز تعداد زیادی برگه اسکن می شود، وجود ADF یا تغذیه خودکار اسناد می تواند بسیار مهم تر از امکاناتی باشد که شاید هرگز استفاده نشوند. برای اسکن قراردادهای دو رو نیز باید بررسی کنید که دستگاه اسکن دو طرفه خودکار دارد یا نیاز است صفحات به صورت دستی برگردانده شوند.

پرینتر سوزنی؛ هنوز هم برای بعضی کسب و کارها ضروری است

با وجود قدیمی تر بودن فناوری چاپ سوزنی، این گروه هنوز در برخی محیط های کاری کاربرد مشخصی دارد. پرینتر سوزنی برای چاپ فرم های چند نسخه ای، بعضی اسناد مالی، قبض ها و محیط هایی که نیاز به چاپ روی کاغذهای پیوسته یا کاربن لس دارند همچنان قابل استفاده است.

بنابراین نمی توان گفت لیزری یا جوهرافشان در همه شرایط جایگزین آن شده اند. اگر نرم افزار مالی یا فرآیند سازمان شما هنوز با فرم های چند نسخه ای کار می کند، باید این نیاز قبل از خرید در نظر گرفته شود.

هنگام خرید پرینتر اداری به چه نکاتی توجه کنیم؟

یکی از خطاهای متداول در خرید پرینتر اداری این است که کاربر ابتدا بودجه را مشخص می کند و سپس در همان بازه قیمت به دنبال دستگاه می گردد. برای استفاده شرکتی بهتر است ترتیب تصمیم گیری برعکس باشد: ابتدا نیاز عملیاتی مشخص شود و سپس مدل هایی که پاسخگوی آن نیاز هستند از نظر قیمت مقایسه شوند.

حجم چاپ ماهانه را تخمین بزنید

لازم نیست آمار دقیق یک سال گذشته را داشته باشید. برای تخمین اولیه، تعداد کاربران را در میانگین صفحات چاپ روزانه هر نفر و سپس در تعداد روزهای کاری ضرب کنید. مثلا اگر ۶ کارمند به طور متوسط روزانه ۱۵ صفحه چاپ کنند و ماه ۲۲ روز کاری داشته باشد، حجم چاپ مجموعه حدود ۱۹۸۰ صفحه در ماه خواهد بود.

این تخمین ساده کمک می کند دستگاهی را انتخاب نکنید که برای چنین فشاری بسیار ضعیف یا برعکس، بسیار بزرگ و گران باشد. اگر حجم چاپ در بعضی ماه ها به دلیل امور مالی، قراردادها یا گزارش های پایان دوره بیشتر می شود، آن افزایش مقطعی را هم در نظر بگیرید.

سرعت چاپ فقط یک عدد تبلیغاتی نیست

سرعت چاپ معمولا با واحد صفحه در دقیقه یا PPM بیان می شود. این عدد زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند که چند کاربر یک پرینتر مشترک داشته باشند. در یک دفتر کوچک که روزانه چند سند کوتاه چاپ می شود، اختلاف چند صفحه در دقیقه شاید چندان مهم نباشد؛ اما در یک واحد حسابداری یا اداری پرتردد، سرعت پایین می تواند صف چاپ ایجاد کند.

علاوه بر PPM، زمان خروج اولین صفحه نیز مهم است. برای دفاتری که در طول روز تعداد زیادی فایل یک یا دو صفحه ای چاپ می کنند، دستگاهی که سریع آماده چاپ می شود ممکن است در عمل تجربه بهتری نسبت به دستگاهی داشته باشد که فقط سرعت چاپ پیوسته بالایی دارد.

هزینه کارتریج و هزینه واقعی هر برگ را حساب کنید

یکی از معیارهایی که هنگام انتخاب پرینتر اداری معمولا دیر به آن توجه می شود، هزینه مواد مصرفی است. ممکن است دو دستگاه قیمت خرید نزدیک به هم داشته باشند، اما پس از چند ماه استفاده مشخص شود هزینه چاپ آنها تفاوت قابل توجهی دارد. به همین دلیل بهتر است فقط قیمت دستگاه را مقایسه نکنید و ظرفیت چاپ کارتریج، قیمت مواد مصرفی و تعداد صفحاتی که در ماه چاپ می کنید را نیز در تصمیم خود دخالت دهید.

برای مثال، اگر یک شرکت ماهانه چند هزار صفحه متن چاپ می کند، اختلاف کوچک در هزینه هر برگ در پایان سال می تواند به رقم قابل توجهی برسد. قبل از خرید مدل های لیزری، علاوه بر خود دستگاه می توانید قیمت و دسترسی کارتریج لیزری سازگار با آن مدل را هم بررسی کنید. در محیط کاری، موجود بودن مواد مصرفی گاهی به اندازه قیمت آنها اهمیت دارد.

قابلیت شبکه و وای فای را بر اساس تعداد کاربران انتخاب کنید

اگر فقط یک نفر از دستگاه استفاده می کند، اتصال USB ممکن است پاسخگوی نیاز باشد؛ اما در یک شرکت چند نفره بهتر است پرینتر بتواند به شبکه داخلی مجموعه متصل شود. در این حالت کارکنان بدون اتصال مستقیم لپ تاپ یا کامپیوتر به دستگاه می توانند فایل های مورد نیاز خود را برای چاپ ارسال کنند.

اتصال Ethernet برای دفاتری که شبکه کابلی ثابتی دارند انتخاب قابل اتکایی است. Wi-Fi نیز انعطاف بیشتری برای اتصال لپ تاپ ها و برخی تجهیزات قابل حمل ایجاد می کند. وجود Wi-Fi Direct هم در بعضی سناریوها مفید است، اما نباید صرفا به دلیل وجود عبارت «وای فای» یک مدل را انتخاب کرد. پایداری اتصال، سازگاری با شبکه شرکت و شیوه مدیریت کاربران مهم تر است.

چاپ دو رو خودکار در مصرف کاغذ و زمان تاثیر دارد

اگر در شرکت قرارداد، گزارش، جزوه یا پرونده های چند صفحه ای چاپ می کنید، قابلیت Duplex یا چاپ دو رو خودکار ارزش زیادی دارد. بدون این قابلیت، کاربر باید صفحات را به صورت دستی برگرداند که در حجم چاپ بالا هم زمان بر است و هم احتمال اشتباه در ترتیب صفحات را افزایش می دهد.

برای مجموعه هایی که اسناد زیادی چاپ و بایگانی می کنند، چاپ دو رو علاوه بر کاهش مصرف کاغذ، حجم فیزیکی پرونده ها را نیز کمتر می کند. بنابراین این قابلیت را می توان یکی از امکانات کاربردی و نه صرفا جانبی یک چاپگر شرکتی دانست.

ظرفیت سینی کاغذ را دست کم نگیرید

ظرفیت سینی شاید هنگام خرید ویژگی مهمی به نظر نرسد، اما در استفاده روزمره تاثیر زیادی دارد. اگر مجموعه شما روزانه صدها صفحه چاپ می کند و سینی دستگاه ظرفیت کمی دارد، کارکنان مرتب باید کاغذ اضافه کنند. این موضوع در یک دفتر کوچک مشکل بزرگی نیست، ولی در واحدهای پرتردد می تواند باعث وقفه های مکرر شود.

همچنین اگر شرکت هم زمان از چند نوع کاغذ یا سربرگ استفاده می کند، وجود سینی دوم یا ورودی چند منظوره می تواند فرآیند چاپ را ساده تر کند.

در پرینتر چندکاره به ADF توجه کنید

ADF همان بخشی است که اجازه می دهد چند برگه را برای اسکن یا کپی داخل دستگاه قرار دهید تا صفحات به صورت خودکار وارد اسکنر شوند. اگر کارکنان مرتب قراردادها، پرونده ها یا مجموعه ای از اسناد چند صفحه ای را دیجیتال می کنند، نبود این قابلیت به معنی قرار دادن تک تک صفحات روی شیشه اسکنر خواهد بود.

در شرکت هایی که حجم اسکن بالا دارند، بهتر است علاوه بر ADF بررسی شود دستگاه از اسکن دو طرفه خودکار پشتیبانی می کند یا خیر. تفاوت این دو قابلیت در کار روزمره کاملا محسوس است.

بهترین پرینتر اداری برای دفتر شما کدام است؟

به جای معرفی یک مدل به عنوان بهترین گزینه برای همه شرکت ها، منطقی تر است اندازه مجموعه و نوع استفاده را معیار قرار دهیم. چاپگری که برای یک دفتر سه نفره کاملا مناسب است ممکن است در یک شرکت ۴۰ نفره خیلی زود به گلوگاه کاری تبدیل شود.

بهترین انتخاب برای دفتر کوچک

برای یک دفتر کوچک با چند کاربر و حجم چاپ سبک تا متوسط، معمولا دستگاه لیزری تک رنگ یا چندکاره جمع و جور انتخاب منطقی تری است. اگر اسکن و کپی به طور روزانه انجام می شود، مدل چندکاره می تواند فضای کمتری نسبت به خرید دستگاه های مستقل اشغال کند.

در این گروه بهتر است به جای خرید دستگاهی با ظرفیت بسیار بالا، روی هزینه مناسب مواد مصرفی، چاپ دو رو، اتصال شبکه یا وای فای و دسترسی آسان به کارتریج تمرکز شود.

بهترین انتخاب برای شرکت متوسط

در شرکت های متوسط معمولا تعداد کاربران بیشتر است و پرینتر مشترک در بخش هایی مانند حسابداری، مدیریت، منابع انسانی یا فروش استفاده می شود. در این شرایط سرعت چاپ، ظرفیت سینی، شبکه کابلی، چاپ دو رو و حجم پیشنهادی ماهانه اهمیت بیشتری پیدا می کنند.

اگر اسکن اسناد نیز بخش مهمی از فرآیند کاری است، بهتر است به سراغ مدل چندکاره مجهز به ADF بروید. در چنین مجموعه ای دستگاه ارزان اما کند ممکن است در طول روز زمان زیادی از کارکنان بگیرد.

بهترین انتخاب برای سازمان ها و واحدهای پرتردد

برای سازمان ها بهتر است تصمیم خرید فقط بر اساس مشخصات یک دستگاه انجام نشود. تعداد کاربران، توزیع پرینترها میان واحدها، حجم چاپ هر دپارتمان و سطح دسترسی افراد باید در کنار هم بررسی شوند. گاهی استفاده از چند پرینتر متناسب با نیاز واحدها بسیار کارآمدتر از قرار دادن یک دستگاه مرکزی برای تمام سازمان است.

در محیط های پرتردد، ظرفیت بالاتر سینی، امکان افزودن سینی جانبی، مواد مصرفی با کارکرد بالا، شبکه پایدار و قابلیت های مدیریتی اهمیت بیشتری پیدا می کنند. اگر اسناد محرمانه چاپ می شوند، قابلیت هایی مانند چاپ پس از تایید کاربر یا PIN نیز می توانند در انتخاب مدل های سازمانی ارزشمند باشند.

جدول مقایسه انواع پرینتر برای محیط کاری

جدول زیر یک راهنمای سریع برای مقایسه فناوری هاست. انتخاب نهایی باید بر اساس مدل، حجم واقعی چاپ و نیازهای مجموعه انجام شود.

اشتباهات رایج هنگام خرید پرینتر برای شرکت

بخش قابل توجهی از نارضایتی کاربران شرکتی نه به کیفیت پایین دستگاه، بلکه به انتخاب مدلی برمی گردد که برای نوع استفاده آنها ساخته نشده است. چند اشتباه زیر می توانند هزینه خرید را در بلندمدت افزایش دهند.

یک روش ساده برای انتخاب پرینتر اداری

اگر میان چند مدل مردد هستید، ابتدا آنها را بر اساس نیازهای ضروری فیلتر کنید. مثلا مشخص کنید دستگاه حتما باید لیزری تک رنگ، دارای شبکه، چاپ دو رو و اسکنر ADF باشد. بعد از حذف مدل هایی که این شرایط را ندارند، گزینه های باقی مانده را از نظر قیمت دستگاه و هزینه مواد مصرفی مقایسه کنید.

سوالات متداول درباره خرید پرینتر اداری